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ENGENHARIA DA LIMPEZA

Iniciamos este artigo, com um breve relato a respeito da engenharia não convencional. Em engenharia trabalha-se com Projeto de Experimento, que é uma abordagem técnica especializada que objetiva mensurar por medição, os efeitos de variáveis do processo por meio da realização de experimentos.

Um experimento é um procedimento no qual são feitas alterações propositais nas variáveis de modo que se possa avaliar as possíveis alterações nas respostas ou resultados. Um projeto de experimentos consiste de uma sequência de experimentos em que são feitas alterações simultâneas em diversas variáveis segundo um arranjo ortogonal, possibilitando com relativamente poucos experimentos medir com precisão o efeito de várias variáveis.

Agora vamos ao assunto do dia. “Engenharia” da Limpeza”

Quando o assunto é a terceirização dos serviços de Higienização e Limpeza pode-se observar outro panorama, com os segmentos de hospitais, shoppings, hotéis, complexos corporativos e plantas industriais estando inseridos neste mercado.

Nestes segmentos, existem os que já nasceram com as atividades de Limpeza terceirizada e possuem esta cultura, e os que ainda não demonstram interesse em terceirizar, por diversas razões e paradigmas praticados. São neles, portanto, que o trabalho de convencimento é longo e requer profunda argumentação e contra-argumentação para que as prestadoras consigam uma abertura para apresentar a proposta de um projeto-piloto, podendo o processo levar meses ou até anos.

Façamos, agora, uma rápida análise de como cada um destes segmentos encara a contratação de serviços de limpeza:

• Setor de shoppings: é aquele onde existe a maior cultura para terceirizar os serviços. Por outro lado, é também aquele que exige sempre o menor investimento e uma grande qualidade nas operações, tornando complexa a conciliação de um nível de qualidade de padrão internacional com o baixo custo desejado. Por isso, o volume de contratos é importante para viabilizar a operação neste segmento. Universidades também se enquadram nesta divisão.

• Complexos corporativos: repete-se aqui a situação do setor anterior, por se tratarem de condomínios onde os custos de Limpeza são repassados aos locatários e proprietários, que nunca aceitam facilmente o aumento das cotas condominiais. A exceção fica por conta dos edifícios-sede de grandes corporações, que não estão preocupadas somente com o menor custo, exigindo também qualidade.

• Complexos multi-corporativos:existe ainda a agravante do gerenciamento normalmente efetuado por terceiros, que sempre forçam o menor custo, mas exigem excelente qualidade dos serviços. Como os inquilinos e proprietários querem cotas de condomínio sempre reduzidas, ninguém deseja sequer ouvir falar em aumento das cotas para melhoria da qualidade dos serviços de Limpeza e, por isso, nem sempre o melhor serviço é contratado.

• Setor hospitalar: neste segmento, o mais importante é a quebra de paradigmas, uma vez ser comum a premissa de que a equipe própria garante mais segurança, menos riscos e melhor comprometimento. De forma muito lenta, este conceito está mudando e alguns hospitais já terceirizam sua Limpeza, em número, entretanto, ainda incipiente. Resta, assim, um trabalho de médio e longo prazos a ser desenvolvido pelas prestadoras.

• Mercado hoteleiro: persiste aqui quase o mesmo paradigma dos hospitais com relação à equipe própria: priorização e garantia da segurança de seus hóspedes, respeito aos mesmos e confiabilidade nas operações. Embora já existam diversos hotéis com serviços de Limpeza terceirizados, este é um mercado ainda em desenvolvimento, necessitando de um trabalho de convencimento de que a terceirização pode trazer redução de custos, otimização de recursos e o emprego de equipes bem treinadas e atualizadas nas melhores e mais modernas técnicas da Limpeza eficiente e e ficaz.

• Setor industrial: este é o mercado de 1ª linha que todas as prestadoras de serviços de limpeza priorizam em seu planejamento, pois desejam ter este segmento em seu portfolio. Nele, os clientes fazem questão de pessoal qualificado, treinado e que fale a mesma linguagem técnica, exigindo, ainda, uma relação de confiança com os terceiros. Neste segmento, não é somente o custo que decide, até porque há segredos industriais envolvidos e, normalmente, os contratos possuem, no mínimo, 24 meses de duração, com opção de renovação por igual período, o que permite estabilidade e confiança mútua entre o tomador e o prestador dos serviços. Há um comprometimento de parceria de ambas as partes para otimização dos recursos e alcance de índices de desempenho de excelência.

Ainda na limpeza industrial, a higienização interna de tubos, caldeiras e tanques, são integrantes de critérios perfeitos, e ampla ligação com a engenharia de manutenção.

Sempre que estamos frente a um projeto destinado a instalações sanitárias não devemos pensar apenas em atingir as metas de capacidade de produção, mais também as metas de qualidade obtidas por uma limpeza adequada dos sistemas após cada etapa ou batelada de produção, e desta forma existem Normas, Regulamentos e Portarias que determinam qual é o nível mínimo aceitável de limpeza para as instalações antes de começar uma produção.

As instalações sanitárias que requerem este tipo de tratamento são principalmente as existentes nas Indústrias Alimentícias, Cosméticas, Farmacêuticas e de Biotecnologia, e é aqui onde nasce a necessidade da inclusão dos diferentes sistemas de limpeza para cada aplicação específica.

Podemos dizer que dependendo das exigências do produto manufaturado, os sistemas de limpeza serão mais ou menos estritos quanto a sua concepção, capacidade de limpeza e efeito final nas instalações lavadas, sanitizadas ou esterilizadas.

Conforme estas exigências, podemos separar os sistemas de lavagem, sanitização e esterilização como segue:

• Sistema de lavagem " Washing in Place" - WIP
• Sistema de lavagem por arraste - PIG
• Sistema lavagem "Cleaning in Place" - CIP
• Sistema de sanitização e/ou esterilização "Steam in Place" - SIP

Cada um destes sistemas atinge um padrão de sanitariedade diferente sendo necessário estabelecer qual é o sistema mais indicado para cada instalação. Dependendo da complexidade das instalações, estes sistemas poderão ou deverão ser incluídos nos projetos isoladamente ou combinados de acordo com as exigências do produto final.

Se houver interesse podremos enviar matérias complementares.

Neste segmento, há indústrias que já nasceram com a limpeza terceirizada, e outras não, existindo, até mesmo, casos de tal duplicidade em um mesmo conglomerado empresarial. Em resumo, trata-se de um setor que normalmente exige qualidade e confiabilidade dos serviços e da equipe, devendo ser realizados por empresa idônea e reconhecidos no mercado por sua seriedade e comprometimento. Nessa linha, cabe ainda enfatizar que, conforme já mencionado, o custo dos serviços é, evidentemente, um fator muito importante, mas não o principal para que um contrato venha ou não a ser fechado.

Veremos agora, em linhas gerais, como se desenvolve o processo de contratação e as questões básicas que o propenso tomador de serviços de Limpeza costuma considerar, avaliar e/ou formular ao buscar um eventual prestador:

• Quantas pessoas vou ter que demitir?
• Quanto essas demissões vão nos custar?
• Vamos reduzir custos com a terceirização ou não? Quais as vantagens do processo?


• Estamos pensando somente em reduzir custos ou em contar com um parceiro de longo prazo, que disponibilize pessoal sempre atualizado e treinado? Quem vai cuidar de nossa atividade-meio, para que possamos pensar somente em nosso core-business e na melhoria contínua de nossa qualidade?

• Quanto vamos reduzir por mês em nosso atual custo de Limpeza? E qual será o pay-back do nosso custo de demissões?

• Estamos convictos de que a atividade de Limpeza não é parte integrante de nosso core business e sim uma atividade-meio?

• Os sistemas críticos de Limpeza de máquinas e equipamentos que podem afetar a produção continuarão sob nossa responsabilidade ou serão também terceirizados? Quais são os riscos?

• A gestão dos equipamentos, acessórios e produtos de Limpeza irá ou não continuar conosco?

Sem dúvida, apenas estes 7 itens são motivo de muitas horas de conversa e reflexão no âmbito da equipe técnica do futuro contratante, levando eles, em média, de 2 a 5 meses - e até mais, em muitos casos - para serem inteiramente digeridos É assim que funciona este mercado no Brasil.

Em se tratando de Departamentos Comerciais de empresas de médio/grande porte, não se fecham 10 ou 15 contratos por ano (por vendedor) porque, por exemplo, para assinar um contrato de média monta (entre R$ 50 e 70 mil mensais), leva-se de 3 a 8 meses entre a primeira reunião e o efetivo fechamento, salvo exceções emergenciais.

Neste negócio pensa-se, portanto, nos médios e longos prazos, com as decisões passando por vários processos de avaliação no futuro cliente, incluindo os níveis gerenciais da operação da Limpeza.

Assim, as empresas prestadoras de serviços devem estar preparadas para, às vezes, esperarem 3, 4, ou até 5 meses para agendar uma reunião de apresentação com aqueles que possuem poder decisório para implantar um determinado projeto. Por isso, tal reunião é sempre uma oportunidade que deve ser muito bem aproveitada, buscando o convencimento do quanto é salutar uma parceria do tipo ganha-ganha, por meio da utilização de profundo conhecimento técnico, firmeza, seriedade e confiabilidade nos argumentos, além de sólidas referências de mercado.

Concluindo, vale sempre frisar que terceirizar não é empreiteirizar; terceirizar é uma condição de parceria de longo prazo, confiança mútua e visão de ganha-ganha entre o contratante e o contratado.

Tenho comentado nas palestras técnicas sobre o panorama da Limpeza Institucional: “Limpeza como ela é”, pois temos notado a necessidade de novas premissas na forma de Julgamento e Check-up da Limpeza e Higienização.

A Avaliação é fundamental para a análise crítica e sistêmica dos resultados da operação de Limpeza utilizada. Nela habita a assimilação de pontos de melhoria contínua, observação quanto às necessidades de modificações de procedimentos devido a problemas de diminuição de desempenho, aumento da produtividade operacional dos sistemas, alterações de uso, dentre outros. Sistema de gestão: nas atividades de limpeza profissional é a estrutura organizacional composta de processos (normas técnicas), procedimentos (métodos de execução de acordo com especificações), recursos materiais (equipamentos, acessórios e produtos) e pessoal capacitado (treinado e monitorado em todos os níveis).

O objetivo do Sistema de Gestão é planejar, desenvolver, programar, verificar e manter as atividades destinadas ao atendimento de diretrizes, objetivos e metas estabelecidas pela necessidade dos usuários dos serviços.

Gestão: é o conjunto de técnicas utilizadas para controlar uma ou mais atividades operacionais, bem como um sistema completo ou parte do mesmo, incorporada a outra.

Ciclo PDCA

O ciclo PDCA é uma ferramenta para um modelo de gestão, e representa o caminho a ser seguido para que as metas estabelecidas possam ser atingidas. É formado por quatro fases: planejamento, execução, verificação e atuação corretiva.

Nas atividades de limpeza, deverá ser avaliado pelo Departamento da Qualidade, com a função gerencial diretiva, sendo determinante na conduta da unificação departamental.

(P) Planejamento: Esta etapa consiste em:

• estabelecer metas evolutivas: com as determinações das necessidades dos usuários, e novos segmentos a serem atendidos, com mais especialização profissional da limpeza;

• determinar o método para alcançar as metas propostas: maior agressividade comercial, e profissionalização operacional.

(D) Execução: É a fase da execução das tarefas exatamente como foi previsto na etapa de planejamento e coleta de dados que serão utilizados na próxima etapa (verificação do processo). Na etapa de execução, são essenciais a cultura da limpeza, educação e o treinamento segmentado na operacionalização do trabalho.

(C)Verificação: Nesta etapa, a partir dos dados coletados na execução, compara-se o resultado alcançado com a meta planejada, para a avaliação da eficiência, eficácia e produtividade. Interessante a apuração de resultados, via quantificação numérica por meio de pontuação de 0 a 5.

(A) Atuação Corretiva: Consiste em atuar no processo em função dos resultados obtidos. Existem duas formas de atuação possíveis:

• adotar como padrão o plano proposto, caso a meta tenha sido alcançada (sem desvios sobre o proposto inicialmente, desde a confecção do Plano de Trabalho);

• agir sobre as causas do não atendimento da meta, caso o plano não tenha sido efetivo (correções priorizando o não aumento de disponibilidades financeiras).

O PDCA deve ser entendido como a síntese das principais partes que compõem um sistema de gestão, que devem ser expandidas e/ou complementadas em função do propósito ao qual o mesmo é destinado. O conjunto destas fases, no entanto, pode ser definido, simplesmente, como gerenciamento ou gestão, devido à sua aplicação prática no controle de muitas atividades.

Para auxiliar nestas atividades, existem vários padrões que descrevem o ciclo de vida de sistemas de gestão.

Escolhido o padrão, os líderes e gestores, através de um planejamento consistente, que estabeleça prioridades e atribua responsabilidades, autoridades, interfaces e recursos, estruturam o sistema de gestão almejado através da definição e implementação de uma série de ferramentas a fim de atender aos requisitos especificados pelo padrão adotado.

Caracteriza-se, então, a interface de eficácia gerencial (“o que fazer”), em alguns casos, já estabelecendo certos requisitos quanto à eficiência gerencial (“como fazer”).

A estimativa da Limpeza pode seguir os “ítens” abaixo descritos, abalizados nas finalidades principais dessa Norma Técnica.

1- Identificação do tipo de tática operacional utilizada no local, a fim de verificar quais são as atividades programadas no cronograma do Projeto de Limpeza, seus utilitários e o atrelamento com as características principais da Limpeza institucional.

Este cronograma possibilita classificar as atividades empregadas (preditivas, preventivas e corretivas) e analisar se o sistema de Limpeza propagado possui caráter pró-ativo no diagnóstico de problemas e de reavaliação do Projeto e procedimentos planejados.

E para não ser uma atividade sem destaque, neste ponto a importância é demarcada, e quando falamos em Engenharia da Limpeza, num conceito mais amplo, geral e irrestrito, preconizamos a importância crescente das atividades de higienização sendo controladas por sistemas e medição personalizados e efetivamente positivos.

Deve ainda o processo, acompanhar a identificação da estratégia determinada, o estudo das questões relativas ao tipo de interferência executada, feito através da verificação de históricos e registros das atividades de Limpeza, além da análise das listas de Projetos de ação programados anteriormente. Limpeza industrial técnica faz parte do processo produtivo como um todo.

Essa interface entre as atividades do Projeto de Limpeza com as atividades do Projeto de ação pode apontar para equívocos na estratégia empregada no empreendimento, além de problemas no diagnóstico da necessidade das interferências.

Importante também é a verificação das periodicidades de serviços e atividades descritas no Projeto de Limpeza, pois isso evidenciará eventuais não-conformidades com recomendações de fabricantes e/ou Manual de Uso, Operação e Limpeza do empreendimento. Toda essa análise preliminar da estratégia deverá ser validada pela Vistoria Técnica preliminar, de acordo com o perfeito dimensionamento definido desde as etapas iniciais da apresentação das propostas.

2- Integração entre o cronograma operacional e as expectativas dos usuários, notados aspectos de necessidades, competência e disponibilidade dos sistemas e elementos operacionais.

A integração entre a estratégia a ser usada na atividade de Limpeza, a determinação das expectativas dos usuários, ajustadas nos check-ups e averiguação da união entre as atividades e intervenções realizadas com as necessidades da operação dos sistemas, equipamentos e máquinas existentes no projeto de Limpeza como um todo.

Exemplificando, um hospital tem necessidades de disponibilidade e credibilidade de seus sistemas e equipamentos instalados diferentemente de uma indústria ou escritório. Em um hospital, de forma genérica, os eventos de paralisações não programadas ou deficiências operacionais por falhas decorrentes da higinização ou limpeza, incorrem em riscos maiores para as finalidades de uso deste empreendimento e seus usuários do que em outros locais menos críticos. Portanto, preliminarmente, a estratégia operacional da Limpeza a ser executada em um hospital possui uma “responsabilidade maior” nas atividades preditivas e preventivas do que em um local residencial, industrial ou escolar.

3- Supervisão ou Inspeção para a conferência da execução, avaliando as determinações: técnica, operacional, funcional, e as atividades visando a verificação do Projeto de Limpeza, e seu respectivo Cronograma, com a estratégia existente, identificando sempre os aspectos de qualidade operacional, e os procedimentos de Limpeza empregados.

Essa Supervisão efetiva e real é um dos fatores mais importantes no Julgamento e Check-up do resultado da Limpeza, porque nela residirá a base de coleta de dados e informações sobre a estratégia operacional empregada.

De nada adianta a análise isolada de números e dados estatísticos sobre o cumprimento de ordem de serviços corretivos e preventivos, ou ainda a análise de custos das atividades de Limpeza, se não houver uma “avaliação física” dos sistemas empregados na operação.

Para o sucesso de um Projeto, a Supervisão Operacional é obrigatória, e esta deve ser realizada por profissional especialista, habilitado e que avalie as operações, não importando se houver ou não encarregados no local. A Supervisão deverá ser calcada na correção de processos quando for necessário.

A inspeção visual é uma das técnicas de Supervisão, de maior simplicidade em sua realização, e de menor custo operacional. Depende do poder de observação do colaborador encarregado desta função e da capacidade técnica do mesmo de compreender o significado da falha se houver ou evento. Por sua simplicidade, não há nenhum processo de higienização em que ela não esteja presente, normalmente sendo utilizada na verificação de alterações dimensionais, erros operacionais, uso de produtos inadequados, elevado consumo, desgaste em tratamentos de pisos, contaminação de sanitários, e outros.

Atualmente, existem no mercado câmeras digitais, de grande capacidade de armazenamento de fotos e de excelente resolução gráfica, que permitem a elaboração de relatórios, que demonstrarão as ocorrências. Sendo um meio eficaz para registro, e confecção de históricos de atividades, bem como de suporte para análise e tomadas de decisão; podendo ser, ainda, utilizada como um meio para realização de mapeamento de atividades e elaboração de laudos técnicos.

Neste sentido, a Inspeção Visual é um procedimento que ajuda a detectar rapidamente os pontos críticos e/ou problemáticos de um local, e por este motivo é um procedimento que exige conhecimento técnico, objetividade e bom senso.

Temos defendido que a supervisão deve realmente realizar as tarefas supervisionais, e um de seus principais objetivos, são os seguintes:

a) Avaliar se as atividades estão em conformidade com as normas aplicáveis, e de acordo com o que foi determinado no Plano de Trabalho;

b) Controlar se os operadores de limpeza estão sendo treinados e desempenhando adequadamente suas funções, com critérios de qualidade e perfeição;

c) Analisar se os estoques mínimos estão sendo obedecidos, os EPI´s sendo utilizados, e as eventuais sobras de produtos e acessórios devidamente anotadas;

d) Elaborar a confecção dos relatórios de visita obedecendo as determinações das gerências;

e) Promover encontros periódicos com os gestores, para colher opiniões a respeito do desempenho das tarefas.

E neste prisma, o correto é haver periódicamente uma Auditoria Técnica promovida pelo Departamento da Qualidade quando houver, abrangendo desde as atividades até o sistema operacional da supervisão e em alguns casos até sobre as respectivas gerências.

Para empreendimentos que possuam estratégia de Supervisão de Limpeza Pró-Ativa, além dessa avaliação de “check up clínico”, devem existir outras programadas pela própria equipe de Gestão da Limpeza para as aferições dos processos executados, a fim de se cumprir os procedimentos da estratégia implantada no respectivo Plano de Ação.

Na Supervisão prévia, a Inspeção Operacional tem a finalidade de avaliação sistêmica das atividades, e devem-se observar questões relativas ao diagnóstico de conduta da situação ou problema eventual.

O diagnóstico que ajusta esse tipo de Supervisão Técnica irá favorecer os processos, pois se esta não os observar, a Limpeza será incoerente com seus objetivos principais, quais sejam:

a- Realização das medidas necessárias à conservação do local, com a Limpeza nas condições normais de funcionamento, observando os aspectos de desempenho previstos, sua vida útil e a melhoria ambiental;

b- Avaliação dos Planos ou Sistemas que eventualmente nascem mortos, e deverão ter outro tipo de tratamento que não as atividades de Limpeza. Por exemplo necessitando de manutenção, e nestes casos, a limpeza poderá até minimizar eventuais agravamentos ou conseqüências, mas não efetivamente sanar os problemas com origens em projetos e execuções defeituosas.

Considerados os aspectos expostos, reforça-se a importância de um diagnóstico correto sobre a avaliação física da edificação, e dos locais a serem higienizados, para que não sejam investidos esforços e valores equivocadamente, além de incorrer em procedimentos de Limpeza ineficientes, conseqüentemente, gerando retrabalhos.

4- Determinações técnico/operacionais, consoante as não-conformidades constatadas na avaliação física, observadas aa estratégia constante do Cronograma de Limpeza existente.

A complexidade da orientação técnica é função fundamental, pois dela depende a elaboração de planos de ataque às situações peculiares e sua criticidade. Há casos em que é necessária a realização de algum tipo de ensaio técnico, ou mesmo uma inspeção prévia mais minuciosa, inclusive com vistas ao trabalho normal do próprio local, para avaliação de processos e sistemas produtivos dos que solicitam as atividades de limpeza.

Quando a anomalia é relacionada a problemas operacionais e peculiaridades dos locais, a orientação técnica deverá abordar essa problemática, eventualmente indicando a necessidade de alocação de especialistas para cumprimento das atividades.

As orientações técnicas devem ser consideradas como:

1. Orientações corretivas não planejadas;
2. Orientações corretivas planejadas;
3. Orientações preventivas e
4. Orientações administrativas

Observa-se que as orientações corretivas podem ser planejadas ou não, tal que as planejadas estão incorporadas ao Projeto de Limpeza que se valeu de dados sobre a operação preventiva e frequências operacionais desejadas pelos usuários.

Atenção: nos levantamentos preliminares para elaboração de orçamentos, as vistorias devem ser realizadas durante o expediente normal do local. É necessária a completa participação nas atividades, anotando “tudo” que ocorre no dia a dia do local.

Para isso, o gestor precisa possuir uma visão sistêmica dos processos de limpeza, visualizar onde a organização deve chegar, e mudar, se preciso for. Também deve dominar e aplicar as técnicas de solução de problemas, manter as pessoas motivadas em prol de um objetivo e de uma filosofia de trabalho comuns e reconhecer seus resultados.

Parece interessante, para os colaboradores e a empresa, mas o que o gestor ganha por fazer todo o investimento acima? O poder de resolução das pessoas aumenta, pois “todos nós” é melhor que apenas “um de nós”.

5- Classificação das irregularidades verificadas (criticidade), consideradas as possíveis causas, as origens e os mecanismos de ação inerentes. Essa classificação é uma avaliação quanto à gravidade ou criticidade, as conseqüências ou tendências e, ainda, a pertinência de melhoria junto gestão do Plano de Limpeza existente.

Para a classificação das anomalias quanto a sua criticidade pode-se valer de metodologia preconizada nas Normas de Inspeção, ou dos sistemas de supervisão registrada, de acordo com o método implantado, priorizando os pontos determinantes de Gravidade, Urgência e Tendência.

A escolha do tipo de metodologia para a definição da ordem das prioridades deve ser feita com atenção na avaliação física determinada pela Vistoria preliminar, pois caso contrário, haverá grande dificuldade na obtenção de resultados reais.

Em Projetos com grande número de problemas urgentes ou de imediata correção/adequação, o emprego de metodologia com muitos níveis de classificação de prioridades pode ser arriscado, pois haverá uma distinção inerente do próprio método quando houver uma necessidade real de ações paralelas para a resolução dos problemas constatados.

Nesta etapa, ainda, é importante vincular uma periodicidade para a implantação da ação, pertinente ao nível crítico da classificação feita.

6- Check-ups de documentos relacionados aos Projetos, para complementar os dados coletados diretamente nos locais onde serão executados os trabalhos, e identificar eventuais faltas de sintonia entre as necessidades dos usuários e os sistemas de higinização (contratos com empresas terceirizadas). A análise documental deve, também, observar questões de ordem legal.

No caso da elaboração de contratos existentes ou novos junto a empresas terceirizadas de limpeza, é importante observar:

• O detalhamento completo e pleno do objetivo;

• Elaboração dos procedimentos via Plano de Trabalho;

• Detalhamento frequências operacionais a serem implantados;

• Tempo de respostas às solicitações, e que sejam coerentes com o programa e Projeto de Limpeza geral do empreendimento;

• Tipo e formas de apresentação de relatórios sobre os serviços prestados, com as avaliações realizadas pelos gestores;

• Índices de reajustes e prazos dos mesmos;

• Determinação de seguro de responsabilidade civil e operacional;

• Prazo de rescisão;

• Equilíbrio técnico-comercial do contrato (viabilidade e inexequibilidade).

Os contratos de terceirizadas devem:

• Ser eficientes;

• Ter uma boa relação custo x benefício;

• Ser gerenciados com ferramentas eficientes de controle;

• Ter indicadores de performance efetivamente adequados à realidade operacional,

• Ser geridos por matrizes de responsabilidade consistentes, etc.

7- Avaliação das equipes operacionais, quanto a sua formação, dimensionamento e capacidade de cumprimento das atividades do Projeto e estratégia existentes.

Deve ser o critério mais avaliado, pois o dimensionamento envolve materiais, produtos, equipamentos e acessórios, não sendo aceitos enganos, pois por menor que seja o desvio de cálculo, em vários dias de operações o acúmulo negativo de resultados será substancial, além de marcar negativamente o empreendimento.

Temos notado na atualidade, muitos contratos sendo “chutados”, literalmente na fase de fechamento, e a farta distribuição de descontos nos preços, tem sido uma das causas de suicídio comercial. Vender e cumprir os contratos são a forma de sucesso tanto para as terceirizadas quanto para as equipes próprias de limpeza, e o dimensionamento correto implica na gestão perfeita dos custos, para não extrapolar nas despesas operacionais.

Note-se que quando falamos em avaliação de equipes, entendemos que nos referimos a empresas com conceitos progressistas, norteadas pelo constante treinamento do pessoal, onde os contratos estejam sendo “fechados” de acordo com os padões de modernidade e eficiência exigidos na atualidade.

Evidente que as antigas premissas do “passar um paninho”, ou “dar uma lavadinha”, ficam relegadas a um “terceiro” plano conceitual, pois está na hora da evolução começar dentro de casa.

O mundo mudou, o conceito de sucesso foi redefinido, tanto pelas organizações quanto pelos colaboradores, e devido à multiplicidade de tarefas e as exigências operacionais, surge à necessidade de se trabalhar em equipe com coesão e entendimentos múltiplos.

Para o crescimento da organização, deve haver empenho contínuo e aperfeiçoamento de habilidades, além de conhecimento do desempenho das ações, e domínio do clima entre os colaboradores, pois insatisfação e desinteresse da equipe impactam na produtividade e são repassados para a operação. Sem esquecer que os grupos possuem necessidades próprias que perpassam, às vezes, as necessidades individuais e que também precisam de um direcionamento.

A retenção de talentos é fundamental.

8- Previsão de custos operacionais; este é um ítem de difícil avaliação, tendo em vista que os custos da operação estão ligados ao tipo de estratégia adotada, bem como às características dos sistemas mencionados nos Planos de Trabalho.

É importante neste passo, identificar que tipo de rateio de contas é utilizado no processo total, a fim de se verificar como as despesas e custos são apropriados. Cada projeto em execução poderá ter seu próprio modo de apropriar custos, o que dificulta análises comparativas de mercado, ou seja, não é razoável se comparar projetos que não tenham a mesma base de dados de rateio de custos, além de características construtivas semelhantes, contemporaneidade, etc.

Portanto, há dificuldades em se aplicar a metodologia de “Benchmarking” e esse item deve ser analisado “caso a caso”, valendo-se do mercado como um dado de referência.

É importante a implantação da ferramenta (Supervisão Registrada), e posteriormente ser auditada, pois dela surge o “conceito de valor” do Projeto no mercado Institucional, em função da qualidade julgada, e considerado o investimento feito neste Projeto sob o ponto de vista da minimização da depreciação das máquinas e equipamentos.

9- Avaliação da Qualidade da Limpeza realizada; com um enfoque objetivo: sobre o que se pretende e o que se faz efetivamente para alcançar o padrão desejado.

Com relação à Qualidade dos Serviços de Limpeza a serem avaliados, cabe destacar o disposto nos Manuais de Normas e Procedimentos, que define as atribuições básicas da gestão da qualidade do sistema de limpeza, observando-se o seguinte:

• Elaboração de compêndio das normas e procedimentos para o sistema de limpeza, definidos como POP (Procedimento Operacional Padrão);

• Supervisão dos Serviços, incluindo as etapas de documentação e registro, coleta de informações, previsão orçamentária, planejamento, projeto e programação, orçamento, contratação de mão de obra, e controle de execução;

• Avaliação da eficiência do sistema de Limpeza empregado quanto:

1. Ao tempo de respostas às solicitações;

2. A relação entre custo e tempo estimado e efetivamente realizado;

3. A taxa de sucesso das intervenções e a satisfação dos usuários das áreas limpas;

4. Ao desempenho técnico e econômico;

5. Ao acompanhamento do valor do Projeto ao longo de sua vida útil, evitando aspectos de depreciação por falta de acompanhamento evolutivo, obsoletismo, decrepitude, etc.;

6. Acompanhamento da variação do Cronograma Operacional ao longo da sua vida útil em função do resultado do sistema empregado.

Independente da complexidade do Projeto, a avaliação periódica do sistema Operacional eleito é de suma importância. De nada adianta o investimento em um sistema em desacordo com o diagnóstico inicial das necessidades do projeto, ou a colocação de capital em um sistema que não desempenha conforme a necessidade do usuário.

É com a Avaliação do Sistema de Limpeza que se garante uma gestão efetiva das operações, e se atende à expectativa dos usuários, obtendo melhor desempenho no mercado institucional da limpeza.

Evidente que quando se fala em terceirização de serviços, pode-se afirmar que somente os de facilities (limpeza, conservação, segurança) são aqueles terceirizados em todos os segmentos, seja numa pequena clínica, num grande hospital, num shopping ou numa indústria. Este, porém, é o setor onde predomina uma quantidade muito grande de empresas de pequeno porte (mais de 10.000).

10 - Limpeza + Controle Ambiental = Sistema Ambiental: A seguir apresenta-se como é estruturado um sistema baseado na gestão ambiental das atividades de limpeza institucional.

Gestão ambiental nada mais é do que a forma como uma organização administra as relações entre suas atividades e o meio ambiente que as abriga, observadas as expectativas das partes interessadas. O foco da gestão é a empresa e não o meio ambiente.

Somente através de melhorias em produtos, processos e serviços serão obtidas reduções nos impactos ambientais por eles causados, e fica evidente que o uso adequado de produtos não impactantes ao meio ambiente, é o mínimo que se pensa, e a norma ISO 14001 é uma forma de se demonstrar conformidade ambiental.

Entre os conceitos da adequação ambiental, podemos citar a harmonização da gestão do sistema operacional com a promoção de desenvolvimento sustentável, na melhoria de processos e racionalização do consumo de produtos químicos, na diminuição do consumo de energia, com o uso de equipamentos corretos.

A política ambiental deve ser definida e apropriada à natureza, escala e impactos ambientais de suas atividades, incluindo o comprometimento com a melhoria contínua e com a prevenção da poluição. É recomendável que seja específica, realçando a melhoria em relação aos aspectos e impactos significativos, e para prevenir a poluição, devem-se levar em conta os seguintes critérios, com algumas sugestões mínimas:

• Reutilização (de matérias primas e de resíduos). Ex.: uso de discos de limpeza cortados e usados como fibras quando gastos; ou aproveitamento de água de enxague para lavagem de pátios e estacionamentos.

• Reciclagem (de acessórios e embalagens). Ex.: com o aproveitamento de escovas para nova colocação de cerdas; ou devolução de embalagens de produtos aos fabricantes.

• Redução (da geração de resíduos através de melhorias no processo): Ex.: uso de produtos com baixo teor de espuma, para minimizar processos de enxague, com economia de água e energia elétrica.

Atualmente as organizações devem estabelecer e manter procedimentos para identificar os aspectos ambientais de suas atividades, produtos e serviços que possam ser controlados e sobre os quais se presume que tenham influência, a fim de determinar aqueles que tenham ou possam vir a ter impacto significativo sobre o meio ambiente.

É de suma importância que sejam estabelecidos objetivos e metas ambientais documentados, em cada nível e funções pertinentes da operação, devendo ser compatíveis com a política ambiental, incluindo o comprometimento com a prevenção da poluição. As metas ambientais devem estar alinhadas com as metas anuais do negócio, oriundas do planejamento a longo prazo.

Sempre que possível, os objetivos devem ser específicos, mensuráveis, condensados, racionais e com prazo para serem atingidos.

Para assegurar que a organização leve em conta os impactos significativos na determinação de objetivos e metas, seria interessante que no procedimento para identificação de aspectos e impactos ambientais, sejam definidos como isto será feito, ou seja, como a administração escolherá os aspectos e impactos, objetos do planejamento anual (Ex: todos os relacionados com reclamação procedentes das partes interessadas, todos relacionados a atendimento da legislação, redução de consumo de energia).

Finalizando, esta proposta de denominar este conjunto de atitudes e atividades como “ENGENHARIA DA LIMPEZA”, as equipes de gestão, com supervisores, gerentes e diretores, trabalham continuamente para monitorar o desempenho da qualidade efetiva, e a metodologia de trabalho inclui tanto o acompanhamento individual de clientes ou usuários dos serviços, com pessoal dedicado em suas bases, com a idéia central de atacar problemas e otimizar o desempenho das operações e dos custos, de forma a assegurar a maximização dos resultados.

Osmar Viviani
www.consulimp.net
http://consulimp.blog.terra.com.br.